Saksa työelämässä: Tärkeimmät ilmaisut ja käytännöt

Saksan kielen merkitys työelämässä

Saksa on Euroopan puhutuin äidinkieli ja taloudellisesti yksi maanosan tärkeimmistä kielistä. Suomalaisten yritysten kannalta saksan kielen taito on merkittävä etu, sillä Saksa on Suomen suurimpia kauppakumppaneita. Vaikka englanti toimii monissa kansainvälisissä yhteyksissä, saksankielisten liikekumppanien kanssa saksan käyttö rakentaa luottamusta ja osoittaa kulttuurista ymmärrystä.

Tässä artikkelissa käydään läpi työelämän keskeisimmät saksan kielen ilmaisut ja käytännöt sähköposteista kokouksiin, puhelinkeskusteluihin ja jokapäiväiseen toimistokommunikaatioon.

Sie vai du — puhuttelun merkitys

Saksan kielen ehdottomasti tärkein työelämäkonventio on puhuttelumuodon valinta. Teitittely (Sie) on oletusarvo kaikessa ammatillisessa kanssakäymisessä. Sinutteluun (du) siirrytään vasta kun joku nimenomaan ehdottaa sitä.

• Sie — muodollinen puhuttelu, käytetään aina ensitapaamisessa
• du — epämuodollinen, vasta kun molemmat osapuolet ovat sopineet siitä
• Können wir uns duzen? — Voimmeko sinutella? (siirtymäkysymys)

Nyrkkisääntö: odota aina, että hierarkiassa ylempänä oleva tai vanhempi henkilö ehdottaa sinuttelua. Startup-yrityksissä ja IT-alalla du-kulttuuri on yleistynyt, mutta perinteisissä yrityksissä Sie on ehdoton normi.

Sähköpostietiketti

Saksankielinen sähköpostikulttuuri on muodollisempaa kuin suomalainen. Jokainen viesti noudattaa tiettyä rakennetta, ja oikean tervehdyksen ja lopetuksen valinta on tärkeää.

Aloitukset

• Sehr geehrter Herr Schmidt, — Arvoisa herra Schmidt (muodollisin)
• Sehr geehrte Frau Müller, — Arvoisa rouva Müller
• Sehr geehrte Damen und Herren, — Arvoisat naiset ja herrat (kun vastaanottaja tuntematon)
• Lieber Herr Schmidt, — Hyvä herra Schmidt (puolimuodollinen, kun tuntee jo)
• Liebe Frau Müller, — Hyvä rouva Müller
• Hallo Herr Schmidt, — Hei herra Schmidt (epämuodollisempi, mutta silti teitittelevä)

Huomaa, että tervehdyksen jälkeen tulee pilkku ja seuraava lause alkaa pienellä kirjaimella — tämä poikkeaa suomenkielisestä käytännöstä.

Hyödyllisiä fraaseja sähköpostin runkoon

• Vielen Dank für Ihre E-Mail — Kiitos sähköpostistanne
• Bezugnehmend auf unser Gespräch — Viitaten keskusteluumme
• Ich möchte Sie darüber informieren, dass… — Haluaisin ilmoittaa teille, että…
• Könnten Sie mir bitte mitteilen… — Voisitteko ystävällisesti kertoa minulle…
• Anbei finden Sie… — Liitteenä löydätte…
• Ich würde mich über eine baldige Rückmeldung freuen — Olisin kiitollinen pikaisesta vastauksesta
• Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung — Olen mielellänne käytettävissä kysymysten osalta

Lopetukset

• Mit freundlichen Grüßen — Ystävällisin terveisin (standardilopetus)
• Mit besten Grüßen — Parhain terveisin (hieman vähemmän muodollinen)
• Viele Grüße — Monet terveiset (epämuodollinen)
• Herzliche Grüße — Sydämellisin terveisin (lämmin, puolimuodollinen)

Kokoussanasto

Saksalaiset kokoukset ovat yleensä hyvin strukturoituja. Asialistasta pidetään kiinni, ja ajankäyttö on tehokasta. Näillä fraaseilla pääset mukaan kokouskeskusteluihin.

Kokouksen aloitus

• Fangen wir an — Aloitetaan
• Ich begrüße Sie alle herzlich — Toivotan teidät kaikki lämpimästi tervetulleeksi
• Heute besprechen wir… — Tänään käsittelemme…
• Auf der Tagesordnung steht… — Esityslistalla on…

Mielipiteen ilmaisu

• Meiner Meinung nach… — Mielestäni…
• Ich bin der Ansicht, dass… — Olen sitä mieltä, että…
• Ich stimme Ihnen zu — Olen samaa mieltä kanssanne
• Da bin ich anderer Meinung — Olen siitä eri mieltä
• Darf ich etwas hinzufügen? — Saanko lisätä jotain?
• Könnten Sie das näher erläutern? — Voisitteko selventää sitä tarkemmin?

Kokouksen päätös

• Lassen Sie uns zusammenfassen — Tehdään yhteenveto
• Die nächsten Schritte sind… — Seuraavat askeleet ovat…
• Wir vertagen das auf nächste Woche — Siirretään se ensi viikolle
• Vielen Dank für Ihre Teilnahme — Kiitos osallistumisestanne

Puhelinkeskustelut

Saksankielinen puhelinkulttuuri noudattaa tiettyjä kaavoja. Puheluun vastataan yleensä omalla nimellä, ei pelkällä “hei” tai “haloo”.

Puheluun vastaaminen ja soittaminen

• Schmidt am Apparat — Schmidt puhelimessa (yleinen vastaustapa)
• Guten Tag, hier spricht Anna Virtanen von der Firma XY — Hyvää päivää, tässä puhuu Anna Virtanen yrityksestä XY
• Könnte ich bitte mit Herrn Schmidt sprechen? — Voisinko puhua herra Schmidtin kanssa?
• Worum geht es, bitte? — Mistä on kyse?
• Ich rufe an wegen… — Soitan koskien…

Puhelun aikana

• Einen Moment, bitte — Hetkinen, olkaa hyvä
• Könnten Sie das bitte buchstabieren? — Voisitteko tavata sen?
• Ich verbinde Sie — Yhdistän teidät
• Leider ist Herr Schmidt nicht erreichbar — Valitettavasti herra Schmidt ei ole tavoitettavissa
• Kann ich eine Nachricht hinterlassen? — Voinko jättää viestin?
• Ich melde mich morgen wieder — Otan yhteyttä huomenna uudelleen

Puhelun päätös

• Vielen Dank für das Gespräch — Kiitos keskustelusta
• Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit — Odotan innolla yhteistyötämme
• Auf Wiederhören — Kuulemiin (puhelimen vastine fraasille Auf Wiedersehen)

Neuvottelusanasto

Saksalaisessa liikekulttuurissa neuvottelut ovat usein suoraviivaisia ja asia edellä. Tunteisiin vetoamista arvostetaan vähemmän kuin faktoihin perustuvaa argumentointia.

• Wir möchten einen Vorschlag machen — Haluaisimme tehdä ehdotuksen
• Unter welchen Bedingungen… — Millä ehdoilla…
• Das kommt für uns nicht in Frage — Se ei tule meille kysymykseen
• Können wir einen Kompromiss finden? — Voimmeko löytää kompromissin?
• Wir sind einverstanden — Olemme samaa mieltä / Hyväksymme
• Lassen Sie uns die Details klären — Selvitetään yksityiskohdat
• Wir brauchen mehr Zeit — Tarvitsemme lisää aikaa
• Der Vertrag wird nächste Woche unterzeichnet — Sopimus allekirjoitetaan ensi viikolla

Kulttuurisia erityispiirteitä

Täsmällisyys on välttämätöntä

Saksalaisessa liikekulttuurissa Pünktlichkeit (täsmällisyys) ei ole suositus vaan vaatimus. Jos kokous alkaa klo 10, se alkaa klo 10. Myöhästyminen — edes viisi minuuttia — on epäkohteliasta ja voi vaikuttaa ammatilliseen maineeseen.

Tittelit merkitsevät

Saksassa akateemisia titteleitä käytetään puhuttelussa paljon enemmän kuin Suomessa. Doktor ja Professor ovat osa nimeä: Sehr geehrter Herr Doktor Schmidt. Jopa sähköposteissa ja kirjeissä titteli tulee mainita.

Smalltalk ennen asiaa

Vaikka saksalainen liikekulttuuri on asiakeskeinen, lyhyt smalltalk kokouksen alussa on normaalia. Turvallisia aiheita ovat matka kokouspaikalle, sää ja ajankohtaiset tapahtumat. Henkilökohtaisia aiheita, kuten palkkaa tai perheasioita, vältetään.

Hyödyllisiä resursseja

Suomalais-saksalainen kauppakamari Deutsch-Finnische Handelskammer tarjoaa erinomaisia palveluja yrityksille, jotka haluavat laajentaa toimintaansa Saksan markkinoille. Heidän kauttaan löytyy myös tietoa kulttuurisista käytännöistä ja liiketoimintaympäristöstä.

Yhteenveto

Saksan kielen taito työelämässä on enemmän kuin pelkkää sanastoa — se on kulttuurista osaamista. Muodollinen puhuttelu, strukturoidut sähköpostit, täsmällisyys ja oikeiden titteleiden käyttö viestivät ammattimaisuudesta ja kunnioituksesta saksankielisiä liikekumppaneita kohtaan.

Aloita harjoittelu sähköpostifraaseista, sillä ne ovat helpoiten sovellettavissa päivittäiseen työhön. Kun kirjallinen kommunikaatio sujuu, suullinen ilmaisu seuraa luontevasti perässä.